Hvordan skrive et semi-formelt brev

04/03/2012 by admin

Hvordan skrive et semi-formelt brev

Noen oppgaver egge frykt i folk liker tanken på å skrive et semi-formelt brev. En grand punkt må gjøres, "rett" språk må brukes og selvfølgelig du vil lokke fram et svar. Som med alle andre "store" oppgave, bryte ned et semi-formelt brev til styrbare stykker. Skissere formatet på brevet først. Deretter skrive brødteksten i brevet---guidet av en følelse av formål, klarhet og indiskresjon--- og se brevet kommer sammen på et blunk.

Instruksjoner

Format først for en flott inntrykk

• Velg en passende skrifttype for brev, som 11-punkts Arial, Times Roman eller Tahoma. Bruk 2,5 cm (1-tomme) sider på toppen, bunnen og sidene. Angi avsnittsformatering som venstrejustert (med ingen innrykk) med enkel linjeavstand. Bruke dobbelt mellomrom mellom avsnitt.

• Skriv retur-adresse overskriften, inkludert postadressen bare (ikke ditt) etterfulgt av datoen. Bruke dobbel linjeavstand.

• Skriv navnet og tittel av personen som du skriver, etterfulgt av adressen. Hvis du skriver til en president for selskapet, innsiden adresse vil lese (med semikolon betyr slutten av en linje): Mr. William Penn, President; Skrive måte penn selskapet; 123 skolen Street. Birmingham, B1 6AQ. bruke dobbel linjeavstand.

• Skriv hilsningen, etterfulgt av et kolon, ikke et komma---"Kjære Dr. Penn:" ville være en ordentlig hilsen. Hvis du ikke kjenner personens tittel, bruk en mer generell hilsning, som "Kjære representant" eller "Kjære ansette manager." Bruk "Til rette vedkommende" bare som en siste utvei; Det foreslår din ignorering for å identifisere riktig mottaker. Bruke dobbel linjeavstand.

• Tenk kroppen--- eller kjernen---i brevet. Vie om fire tydelig, direkte og spesifikk avsnitt til kroppen, og presentere eneste Hovedideen per avsnitt. Se delen 2 for flere detaljer. Bruke dobbel linjeavstand mellom avsnitt.

• Skriv riktig avslutning. Nedleggelser spenner fra mer formell til mindre formell: "Respektfullt dine", "din veldig virkelig," "din virkelig," "Vennlig hilsen" "Vennlig hilsen", "din vennlig hilsen" "Hjertelig," "Vennlig hilsen" "Warmest hilsen" "vennlig hilsen" og "Beste." Sett inn fire linjer.

• Skriver du inn navnet, og deretter skriver du inn tittelen på den neste linjen (hvis relevant for brevet). Signerer du i rommet mellom lukkingen og inntastet navn.

• Bruke dobbel linjeavstand, om nødvendig, og angi om andre materialer er vedlagt ("vedlegg: CV, skriver prøver").

Skrive med formål for en flott inntrykk

• Adopter riktig tonen for brevet. Et semi-formelt brev skal være enkel men hjertelig. Velge dine ord nøye og med spesifisitet, men ikke press for å bruke "store" ord for å prøve å imponere leseren. Enkel, betong ord er faktisk bedre. Logisk, rimelig og selv-handed, og ikke påberope sarkasme eller forsøk på humor, som kan feiltolkes. Hvis du skriver et brev av klagen--- eller hvis du skriver et brev med forespørsel som har egget din vrede---vent ikke sinne eller frustrasjon i brevet. Være rolig men fast. Husk at du vil prosjektet slags en fornuftig person som "fortjener" rask og høflig oppmerksomhet.

• Påkalle det journalisten regel for hvorfor du skriver; forutse de "som," "hva," "hvor" når,""hvorfor"og"hvordan"spørsmål fra leserne. Tenk deg leseren tenker, "hvem er denne personen og hva de vil fra meg?" Ikke gjør leseren sile gjennom brevet, prøver å finne ut hva du ønsker. Lesere tendens til å bli utålmodig, så være direkte og komme til poenget. Hvis du skriver til forsikringsselskapet å søke en tilbakebetaling £ 65 på en overlading, start brevet med "Jeg er en langvarig forsikringstaker firmaet som søker refusjon £ 65 på mitt hus forsikring på grunn av en overlading på min siste setning."

• Gi bakgrunnsinformasjon, slik at leseren har alt hun trenger å håndtere din forespørsel eller bekymring. For å utvide eksempelet fra trinn 2, forklare hva din vanlige premie er og hvor du betalt på forrige kontoutskrift. Beregne forskjellen og staten at du ønsker en refusjon sjekk så snart som mulig. Inkluderer din politikk i brevet og se alle relevante vedlegg. Stick med fakta og ikke inneholder overflødig informasjon.

• De fleste bokstaver ender med et vennlig ønske for en rask løsning: "Jeg er sikker på at denne saken vil bli løst..." eller "Jeg takk på forhånd for din rask oppmerksomhet til denne saken..." Forklare hvordan leseren kan kontakte deg hvis hun trenger tilleggsinformasjon og takker henne for hennes tid.

• Korrekturlese brevet, lese den høyt, om nødvendig, og redigere det for grammatikk, rettskrivning og tegnsetting. Brevet bør være helt feilfrie å gjøre det beste inntrykket mulig. Hvis du ikke er sikker om dine evner, spør en betrodd venn leste brevet før du sender den.


Relaterte artikler